Comment calculer votre budget de voyage scolaire en 10 minutes !
Le budget prévisionnel est un élément très important dans la préparation de votre voyage scolaire, car c’est sur cette base que l’autorité de tutelle et vous-même allez juger de la faisabilité de votre projet.
Si vous voulez calculer votre budget de voyage scolaire, il est important d’estimer toutes les dépenses et les recettes. Pour vous y aider, Del-Tour vous propose plusieurs conseils pratiques.
1) Calcul de budget : les points de vigilance
Pour que votre projet pédagogique soit convaincant, il faut que le budget prévisionnel soit sincère et équilibré.
Nous vous conseillons de respecter les points suivants :
- Avoir des estimations chiffrées des coûts et des financements
- Avoir un équilibre pour que le total des dépenses soit égal au total des recettes
- Tenir en compte les comptes réels du voyage en parallèle des estimations pour pouvoir comparer et prendre les mesures de régularisation nécessaires
- Exclure les frais des accompagnateurs (transport, restauration, hébergement…) , car ils ne doivent être à la charge des familles, et leur prise en charge va relever du budget de l’établissement. C’est pour cela que les Voyages DEL–TOUR proposent des gratuités pour les accompagnateurs.
2) Le calcul de budget
Pour calculer votre budget prévisionnel, il convient de lister en premier temps toutes les dépenses et les ressources du voyage.
Pour ne rien oublier, impliquez toute l’équipe du projet, que ça soit :
- les enseignants
- le service de gestion de l’établissement
- tous les partenaires associés à la réalisation de votre projet.
Pour une meilleure organisation, les dépenses et les ressources seront classifiées par poste.
En effet, les postes de dépenses vont concerner :
- les frais d’organisation du voyage
- le transport
- l’hébergement
- la restauration
- les excursions et les visites
- les frais de vaccins, visas, et assurances
- les frais de matériel pédagogique
En ce qui concerne les ressources, il est important d’évaluer d’abord votre capacité d’autofinancement qui contient la participation de l’établissement, de l’association, ainsi que l’apport des parents des élèves.
Ensuite, estimez les subventions des partenaires publics comme les administrations communales et les participations des partenaires privés dans le cadre d’un sponsoring ou mécénat.
Une fois que vous avez estimé vos dépenses et vos ressources, essayez de les recenser dans un tableau budgétaire que vous allez joindre à votre projet pédagogique. Précisez-y le détail des recettes et l’état des dépenses tout en équilibrant les deux, pour avoir au final un total des dépenses qui est égal au total des recettes.
Pour vous aider, voici un exemple de tableau : (lien vers un tableau excel à télécharger)
En résumé, le budget prévisionnel est un outil de pilotage nécessaire pour le succès de votre projet pédagogique. Pour le mener à bien, essayez de le préparer le plus tôt possible afin d’évaluer la viabilité de votre projet.
